Komunikasi Efektif

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Komunikasi merupakan aktifitas manusia yang sangat penting. Bukan hanya dalam kehidupan organisasi, namun dalam kehidupan manusia secara umum. Komunikasi merupakan hal yang esensial dalam kehidupan kita. Kita semua berinteraksi dengan sesama dengan cara melakukan komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan dengan cara yang sederhana sampai yang kompleks, dan teknologi kini telah merubah cara manusia berkomunikasi secara drastis.

Komunikasi tidak terbatas pada kata-kata yang terucap belaka, melainkan bentuk dari apa saja interaksi, senyuman, anggukan kepala yang membenarkan hati, sikap badan, ungkapan minat, sikap dan perasaan yang sama. Diterimanya pengertian yang sama adalah merupakan kunci dalam komunikasi. Tanpa penerimaan sesuatu dengan pengertian yang sama, maka yang terjadi adalah “dialog  antara orang satu”.

Organisasi atau Organization bersumber dari kata kerja bahasa latin Organizare “to form as or into a whole consisting of interdependent or coordinated parts (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi). Organisasi adalah sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Tujuan organisasi tidak akan tercapai apabila tanpa manajemen dan komunikasi. Manajemen tidak akan mungkin ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jika ada tujuan yang akan dicapai dan diselesaikan. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus pada manusia-manusia yng terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Tujuan organisasi juga tidak terlepas dari peran pemimpin. Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu menguasai komunikasi dengan baik pula. Dengan penguasaan komunikasi yang baik seorang pemimpin memiliki nilai tambah, baik dalam kehidupannya secara umum, maupun dalam mengkontribusikan dirinya di tempat kerja, sehingga lebih produktif.

Komunikasi juga dikatakan sebagai inti dari kepemimpinan. Kepemimpinan yang efektif dapat dicapai melalui proses komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin kepada anggotanya. Visi pemimpin bisa saja bagus, namun tanpa komunikasi yang efektif, maka visi tersebut tidak akan pernah bisa terwujud. Dalam mengkomunikasikan visi, maka pemimpin harus bisa menyampaikan suatu gambaran di masa depan yang mendorong antusiasme serta komitmen orang lain.

B.       Rumusan masalah

1. Apa pengertian dari komunikasi?

2. Bagaimana proses komunikasi?

3. Apa saja yang menjadi hambatan komunikasi?

4. Apa saja jenis-jenis komunikasi?

5. Mengapa komunikasi menjadi inti kepemimpinan?

C.      Tujuan penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui hal – hal yang harus diperhatikan agar mencapai komunikasi efektif.
2. Mengidentifikasi faktor – faktor dalam komunikasi efektif.
3. Mampu memahami komunikasi yang efektif.

D.      Manfaat penulisan

Adapun manfaat penulisan makalah ini adalah :

1. Untuk menambah wawasan kita tentang cara berkomunikasi yang efektif.
2. Dapat mengetahui hal – hal yang dapat menambah wawasan dalam berkomunikasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Pengertian komunikasi efektif

Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan.

Beberapa definisi komunikasi adalah:

1.   Komunikasi adaalh kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi(Astrid).

2.  Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

3.    Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

4.    Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

5.    Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain, komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).

B.       Syarat – syarat komunikasi efektif

Syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain :

1.      Menciptakan suasana yang menguntungkan.

2.      menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.

3.      Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.

4.      Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.

5.      Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihak komunikan.

C.      Hukum komunikasi efektif

Ada lima hukum komunikasi yang efektif yang terangkum dalam kata REACH:

1.      Hukum 1: Respect

Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektivitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim, bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan “Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai”. Dia mengatakan ini sebagai sebuah kebutuhan (bukan harapan atau keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah sustu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap invidu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.
Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang terdapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus.

2.      Hukum 2: Empathy

Empathy adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan dan mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti orang lain. Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti: “Seek First to Understand –understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust”, kata Covey. Inilah yang disebutnya dengan komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinerja dengan orang lain.Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Olehkarena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen.

Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membentuk kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan , kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologi atau penolakan penerima.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan berikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang posotif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengar saran, masukan, apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan.

3.      Hukum 3: Audible

Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat Bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

4.      Hukum 4: Clarity

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interprestasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan trasparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan menimbulkan sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.

5.      Hukum 5: Humble

Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Rendah hati tidak sama dengan rendah diri. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum yang pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati pada intinya mencakup pengertian:

a.       Sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude);

b.      Sikap menghargai;

c.       Mau mendengar dan menerima kritik;

d.      Tidak sombong dan tidak memandang rendah orang lain;

e.       Berani mengakui kesalahan;

f.       Rela memaafkan;

g.      Lemah lembut dan penuh pengendalian diri;

h.      Mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan menguatkan.

D.      Ciri – ciri komunikasi efektif

Adapun ciri-ciri komunikasi  yang efektif antara lain yaitu :

1.      Menyediakan informasi yang praktis

Dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, menberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah proyek, dan lain-lain.

2.      Memberikan fakta dibandingkan kesan

Dengan menggunakan bahasa yang konkrit dan menjelaskan secara detailyang dimaksud. Informasi harus jeelas, meyakinkan, akurat, dan etis.

3.      Mengklarifikasi dan menyingkat beberapa informasi

Dengan menggunakan table, bagan, foto maupun diagram yang menjelaskan tentang pesan yang dimaksud.

4.      Masyarakat tanggung jawab secara jelas

Dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atas apa yang dapat kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.

5.      Membujuk dan menyedikaitan rekomendasi

Biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk para pegawai untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.

E.       Jenis-jenis komunikasi

            Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau  kelompok

Jenis komunikasi terdiri dari:

1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

- Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

- Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif  dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

- Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan  secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya  bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

- Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan  stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan  satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

- Singkat dan jelas. Komunikasi  akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

- Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang  bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata  dan komunikasi non verbal memberikan arti  pada komunikasi verbal.

Yang termasuk komunikasi non verbal :

-   Ekspresi wajah  

Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

- Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi  atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan  bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata  juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

- Sentuhan  adalah bentuk komunikasi personal  mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan  seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang  atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

- Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

- Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan  juga salah satu ungkapan  perasaan  dan pikiran  seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi  non verbal lainnya  sampai desis  atau suara  dapat menjadi pesan yang sangat  jelas.

- Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi  seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan  selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress  bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress

F.       Hambatan Komunikasi

1. Hambatan Teknis

            Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.Menurut  dalam bukunya, 1976, Cruden dan Sherman  Personel Management jenis hambatan teknis dari komunikasi :

 - Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas

 - Kurangnya informasi atau penjelasan

 - Kurangnya ketrampilan membaca

 - Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

2. Hambatan Semantik

            Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau  secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi idea atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian (komunikator dan komunikan), tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara Simbol (kata) dan apa yang disimbolkan (arti atau penafsiran), dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

3. Hambatan Manusiawi

            Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.

Menurut   Cruden dan Sherman :

- Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.

Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan

mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi

- Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.

Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi.

BAB III

PENUTUP

 A.   Kesimpulan

Beberapa kesimpulan yang dapat disampaikan dalam tulisan ini antara lain pentingnya seorang pemimpin dan bawahan untuk dapat membuka komunikasi secara efektif dan efisien sehingga roda organisasi dapat berjalan dengan lancar dalam mencapai tujuan ( goal ) yang telah ditentukan. Kemudian seluruh individu yang tergabung dalam sistem organisasi hendaknya menyadari perlunya ketanggapsegeraan untuk meminimalisir hambatan komunikasi yang terjadi dengan melakukan beberapa pendekatan / solusi yang ditawarkan yaitu menciptakan hubungan yang lebih baik. Maka itu dikatakan bahwa inti dari kepemimpinan adalah adanya komunikasi yang berjalan dengan baik.

B.       Saran

Dalam berkomunikasi sebaiknya dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang baik,sopan dan apabila menggunakan bahasa tubuh, gunakan bahasa tubuh yang sopan dan tidak membuat teman yang berkomunikasi kita tersinggung dengan perkataan dan gerak tubuh kita.

DAFTAR PUSTAKA

Cruden dan Sherman, dalam bukunya, 1976, Personel Management

R. Wayne Pace dan Don F. Faules. 2006. Komunikasi Organisasi; strategi meningkatkan kinerja perusahaan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Stoner, James A.F., 1996, Manajemen, Erlangga, Jakarta

Applbaum, Ronald L, 1974, Strategies for Persuasive Communication, Charles E. Merril Publishing Company, Columbus, Ohio.

http://tugasperkuliahannih.blogspot.co.id/2012/03/makalah-komunikasi.html

http://dokumen.tips/documents/makalah-komunikasi-efektif.html